Prozesse klar strukturieren und durch Quality Gates absichern
Sogenannte Stage-Gate-Prozesse* sind vor allem aus der Entwicklung bekannt. Dort folgt jeder Projektphase ein Quality Gates, in dem anhand von spezifischen Kriterien überprüft wird, ob das Projekt in die nächste Phase eintreten darf oder nicht. Gleiches lässt sich aber auch für andere Prozesse einführen. Dabei drängt sich der Auftragsabwicklungsprozess besonders auf.Probleme am Ort des Geschehens lösen
Aufträge dürfen demnach nur in die nächste Bearbeitungsphase weitergereicht werden, wenn alle Gate-Kriterien erfüllt sind. Demzufolge müssen alle für dieses Quality Gates relevanten Informationen und Zwischenergebnisse fehlerfrei verfügbar sein. Ist dies nicht der Fall, verbleibt der Auftrag in der bisherigen Phase, bis alle Kriterien erfüllt sind. Der Mehrwert sogenannter Quality Gates liegt also darin, dass Probleme nicht mehr in nachfolgende Projekt- oder Auftragsphasen verschoben werden können. Der Schmerz bleibt also dort, wo das Problem erzeugt wurde.
Die Leistungsfähigkeit der Prozesse & Quality Gates messen
Damit der Erfolg der neuen Prozesse sichtbar wird, braucht es geeignete Prozesskennzahlen, nicht zu verwechseln mit Ergebniskennzahlen. Das können z.B. Durchlaufzeiten oder auch die in den Quality Gates zurückgewiesenen Aufträge sein. Dabei spielt es weniger eine Rolle, wie gut die Prozesskennzahlen bereits bei Einführung der neuen Prozesse & Quality Gates sind. Vielmehr ist wichtig, dass es anschließend eine positive Entwicklung der Kennzahlen gibt.Kontinuierliche Verbesserung bringt den Erfolg
Um Schritt für Schritt besser zu werden, braucht es ein konsequentes Monitoring der Kennzahlen und ein damit verknüpftes Abweichungsmanagement. Für jede Kennzahl wird ein Zielwert definiert und kontinuierlich überprüft, ob dieser erreicht oder verfehlt wurde. Im Falle negativer Abweichungen werden sofort Gegenmaßnahmen eingeleitet und diese konsequent verfolgt. Eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Zielvorgaben geht damit einher. Ein solcher KVP-Prozess ist Grundvoraussetzung für den wirtschaftliche Erfolg. Und dieser wiederum ist ein MUSS, damit Ihr kultureller Wandel Ernst genommen wird und sich nachhaltig im Unternehmen festsetzt.Visualisierung schafft Transparenz und weckt Interesse
Prozesse, Gate-Kriterien, Kennzahlen und Maßnahmen sollten für alle Beteiligten gut sichtbar visualisiert werden. Doch das bedeutet nicht, dass Prozesshandbücher am schwarzen Brett ausgehängt werden. Nein, es braucht eine Auftragswand (Order Board), die mit Hilfe der Prozessphasen und Quality Gates strukturiert wird. Auf der Wand wandern die Aufträge, die auf kleinen Karten mit allen relevanten Daten spezifiziert sind, gut sichtbar von einer Phase in die Nächste. Die KPI-Grafiken sind aktuell und sichtbar ausgehängt, ebenso wie die abgeleiteten Maßnahmen mit Benennung der Verantwortlichen und des Zieldatums. Die Maßnahmen können sich sowohl auf einzelne Aufträge als auch auf die Verbesserung von Prozessen oder Prozessphasen beziehen.Regelmäßige Kommunikation schafft Vertrauen
In einer Regelkommunikation werden täglich oder wöchentlich Gate-Entscheidungen von den verantwortlichen Quality Gates Keepern getroffen – direkt an der Auftragswand. Dabei ist wichtig, dass die Verantwortung im Management verbleibt und nicht zur Entlastung abgegeben wird. Jeder Auftrag wird persönlich von der Führungskraft umplatziert. Das mag aufwendig klingen, stärkt aber das Verantwortungsgefühl und das Interesse an dem, was im eigenen Bereich bzw. in der verantworteten Phase geschieht. Völlig egal, ob es darin Teilprozesse gibt, die im eigenen Funktionsbereich oder in einem Nachbarbereich durchgeführt werden. Die gesamte Phase unterliegt der Verantwortung einer Führungskraft und die hat dafür zu sorgen, dass die Prozesse erfolgreich funktionieren. Die Matrix lebt!Machen Sie was draus!
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