Liebe Interessentin, lieber Interessent,
im zweiten Newsletter hatte ich beschrieben, wie Sie mit Hilfe von strukturierten Prozessen, deren Visualisierung sowie einer Regelkommunikation erfolgreicher werden. Durch die Reproduzierbarkeit der Abläufe, die geschaffene Transparenz und das neue Miteinander in der Organisation haben Sie die Grundlage für Exzellenz geschaffen. Allerdings sind Sie damit noch nicht am Ziel. Der nächste Baustein ist der kontinuierliche Verbesserungsprozess – abgekürzt KVP.
Täglich etwas besser werden
Nur wenn jede einzelne Person jeden Tag systematisch an der Verbesserung des aktuellen Zustands mitarbeitet, ist nachhaltiger Erfolg möglich. Dabei geht es bewusst nicht um die großen Hebel, sondern viel mehr um die zahlreichen kleinen Herausforderungen des beruflichen Alltags. Denn die Summe dieser kleinen Probleme ist oftmals größer als die wenigen großen Probleme. Bloß fällt das nicht sofort ins Auge. Mal ist das Handling zu kompliziert, mal der Weg zu weit, die Zusammenarbeit schwierig, das Werkzeug unhandlich oder es fehlt ganz einfach eine wichtige Information, um die eigene Arbeit verlässlich machen zu können.
KVP bedeutet die Augen zu öffnen
Wenn wir uns einmal ernsthaft damit auseinander setzen, was uns am eigenen Arbeitsalltag nervt, dann sind die Verbesserungsideen nicht weit. Wir kennen unsere Arbeitsabläufe in- und auswendig. Wir wissen, was wir brauchen, um effizient und ergonomisch zu arbeiten. Und wir wissen auch, was uns viel zu oft davon abhält. Uns ist klar, an welchen Stellen im Unternehmen Geld verbrannt wird und wie man dieses stattdessen vermehren könnte. Dennoch passiert viel zu oft zu wenig, um diese Potenziale zu heben. Verschließen wir etwa die Augen davor?
Dem Sehen sollten Taten folgen
Die Augen sind bei den meisten Menschen für Verbesserungen geschärft. Aber dennoch mangelt es am Handeln. Sei es aus Frustration, Resignation, Angst oder zunehmendem Desinteresse. Die Ursachen dafür liegen meist in persönlichen Erfahrungen der Vergangenheit. Sei es, dass die eigenen Verbesserungsvorschläge zu oft abgelehnt wurden oder die Umsetzung zu lange gedauert oder im Sande verlaufen ist. Gründe gibt es viele, aber wie kann diese Wand der Passivität durchbrochen werden?
KVP braucht Systematik und Wertschätzung
Wenn Menschen sich aktiv in die Verbesserung von Abläufen und Strukturen einbringen, dann ist dies ein Sinnbild für Eigenmotivation und Unternehmergeist. Jedes Unternehmen sollte sich glücklich schätzen, solche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu haben. Und jede Führungskraft sollte sich dieses Unternehmenswerts bewusst sein. Ihn zu fördern und durch Wertschätzung zu belohnen ist ein Muss im Führungsalltag. Dabei spielt es keine Rolle, wie bedeutend oder wie groß eine Idee ist. Es geht viel mehr darum, das vorhandene analytische Potenzial und die Lösungskompetenz der Menschen zu hegen und zu pflegen. Dafür braucht es Regelmäßigkeit, einen organisatorischen Rahmen, eine möglichst einfache Systematik, durch die sich alle Beteiligten angesprochen fühlen. Seitens der Führung braucht es vor allem Feingefühl, eine glaubwürdige Wertschätzung, Verbindlichkeit und eine hohe Umsetzungsgeschwindigkeit.
Transparenz in der KVP-Bewertung
Wenn Sie einen KVP-Prozess neu starten, werden Sie wahrscheinlich überrascht sein, wie viele Ideen auf den Tisch kommen. Fordern Sie Ihr Team auf, alle Verbesserungsideen – egal wie banal sie auch erscheinen mögen – in einer Liste zusammen zu fahren. Lassen Sie die Ideengeber oder das Team selbst eine Grobbewertung hinsichtlich Budget-Bedarf und Schwierigkeitsgrad der Umsetzung vornehmen. Zusätzlich noch eine Kategorisierung, welche Maßnahmen das Team selbst umsetzen kann und für welche sie eine Entscheidung von Vorgesetzten brauchen. Die Krönung wäre eine eigene Priorisierung.
Die Aufgabe der Führungskräfte ist hingegen, eine Bewertungs- und Entscheidungslogik zu entwickeln, die transparent und nachvollziehbar ist. Nur wenn das gewährleistet ist, werden alle an einem Strang ziehen. Legen Sie einen wöchentlich fixen Termin fest, an dem jemand vom Team die gesammelten Themen und Bewertungen vorträgt.
Eigenverantwortung stärken und Entscheidungen treffen
Die Führungskraft entscheidet sofort, bei welchen Vorschlägen sie nicht eingebunden werden möchte, d.h. welche Themen eigenständig vom Team entschieden und umgesetzt werden sollen. Über die zweite Gruppe von Themen entscheidet die Führungskraft sofort und es werden Verantwortlichkeiten und Abschlusstermine festgelegt. Das ist wichtig, um den Maßnahmenfortschritt zu überwachen. In der nächsten Gruppe von Maßnahmen finden sich all die Ideen, die weitergehende Untersuchungen oder Entscheidungen benötigen. Auch diese werden mit Verantwortlichkeiten und Terminen versehen. Und zuletzt gibt es die Gruppe von Maßnahmen, die mit einer plausiblen und verständlichen Begründung direkt abgelehnt werden.
Bei der Terminvergabe sollte vor allem zu Beginn des KVP-Prozesses darauf geachtet werden, dass die Organisation nicht überlastet wird. Deshalb ist es ein Spagat, einerseits eine schnelle Umsetzung zu erreichen, andererseits aber nicht mehr zu versprechen, als möglich ist. Dafür braucht es Fingerspitzengefühl und Erfahrung. Wichtig ist aber vor allem, dass den gemeinsam vereinbarten Regeln konsequent gefolgt wird. Das schafft Glaubwürdigkeit, zeigt Wertschätzung und nährt die Eigenmotivation der Menschen, sich immer wieder aktiv in den kontinuierlichen Verbesserungsprozess einzubringen. Auch wenn mal Ideen abgelehnt werden.
Machen Sie was draus!
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