Kulturwandel-Report Nr. 4 – Systematische Problemlösung

Liebe Interessentin, lieber Interessent,

im dritten Newsletter habe ich über die Notwendigkeit der kontinuierlichen Verbesserung – KVP geschrieben. Wie es gelingt, jeden Tag ein bisschen besser zu werden und in einen positiven Rhythmus zu kommen. Das Vorgehen ist methodisch einfach, allerdings entscheiden Ausdauer und Selbstdisziplin über Erfolg und Misserfolg. Und es fokussiert häufig auf Problemstellungen für die bereits Lösungsideen existieren. Aber was passiert eigentlich, wenn im KVP-Prozess oder im operativen Tagesgeschäft Themen aufkommen, deren Ursachen höchstens vermutet werden? Was machen Sie in solchen Situationen? Systematische Problemlösung? 

Feuerwehraktionen verhindern die systematische Problemlösung

Oftmals sind schnelle Lösungen gefragt. Da spielt es keine Rolle, ob es sich um Projekte oder Tagesgeschäft handelt. Der Druck ist hoch, die Zeit drängt und das Geld rinnt, bildlich gesprochen, durch die Hände. Da braucht es viel Rückgrat und Besonnenheit, um dem Verlangen nach einer „Feuerwehraktion“ zu widerstehen. Denn die systematische Problemlösung braucht Zeit und Kapazitäten. Vor allem aber Geduld. Und daran fehlt es leider viel zu oft. Dabei ahnen alle Beteiligte, dass das Problem wieder und wieder auftreten wird. Für die vielen Feuerwehraktionen ist jedoch immer Zeit, für den einmaligen Lösungsprozess hingegen nicht.

Das Problem muss verstanden sein

Die systematische Problemlösung packt das Übel an der Wurzel. Sie spezifiziert zunächst das Problem, denn es braucht ein gemeinsames Verständnis, was man eigentlich beheben möchte. Viel zu oft glauben alle Team-Mitglieder das gleiche Verständnis zu haben. Geht man jedoch in die Details, kommen sehr schnell intensive Diskussionen auf. Das kann dann sehr erhellend sein.

Erst wenn das Problem stichhaltig beschrieben und ein gemeinsames Verständnis vorhanden ist, beginnt die Ursachenforschung. Dafür gibt es unterschiedliche Methoden, deren Beschreibung an dieser Stelle zu umfangreich wären. Beispielhaft möchte ich die Methoden 6W, Warum-Warum, Fischgräte und statistische Versuchsplanung nennen. Die potenziellen Ursachen können damit systematisch eingekreist, durch Versuche überprüft und anschließend bestätigt oder ggf. ausgeschlossen werden.

Systematische Problemlösung bedeutet, die Ursache zu kennen

Erst wenn die Ursache reproduzierbar bestätigt ist, beginnt die Suche nach alternativen Lösungsansätze. Hierbei kommen unterschiedliche Kreativitätsmethoden zum Einsatz. Denkbare Lösungen werden bewertet und in Versuchen überprüft – soweit das möglich ist. Diese Bewertung sollte fundiert, nachvollziehbar und fachlich-methodisch professionell durchgeführt werden. Der Entscheidung folgen die Umsetzungsplanung und die Umsetzung.

Die Kunst systematisch zu arbeiten

Wenn Sie schon einmal eine systematische Problemlösung durchlaufen haben, wissen Sie, wie aufwendig und zugleich anspruchsvoll dieser Prozess ist. Es braucht eine erfahrene Person mit der Methodenkompetenz, um die anfangs verunsicherte Gruppe strukturiert durch den Prozess zu führen. Diese finden Sie u.a. in der Qualitätsabteilung, denn dort ist systematisches Arbeiten Pflicht.

Doch auch mit den besten Moderatoren wird es immer wieder den Versuch geben, eine Abkürzung zu nehmen. Diskussionen sind deshalb in der Anfangsphase ganz normal:

„Wir kennen doch schon das Ergebnis. Das ist alles Zeitverschwendung!“

Diesem Gruppendruck Stand zu halten und immer wieder zu überzeugen, ist die wahre Herausforderung der Moderatorin oder des Moderators. Doch spätestens wenn der Prozess mehrfach durchlaufen worden ist, spüren die Teammitglieder den Nutzen. Sie erkennen, an welchen Stellen die Beharrlichkeit nützlich war und dass alleine schon die Dokumentation des Problemlösungsweges einen Mehrwert für spätere Problemsituationen hat. Denn dann kann nachgelesen werden, welche Versuche mit welchen Ergebnissen durchgeführt und welche Lösungsansätze ausgeschlossen werden konnten.

Des einen Freud, des anderen Leid

Die systematische Problemlösung sorgt dafür, dass die Teammitglieder ihre Erfahrungen in der Gruppe teilen. Manche mögen das, weil sie gerne von KollegInnen lernen oder ganz einfach das Beste für das Unternehmen erreichen wollen. Andere hingegen sehen im Teilen Ihres Wissens die Gefahr des Machtverlusts. Denn bekanntlich ist Wissen=Macht. Hier sind vor allem die Führungskräfte gefragt. Ihre Aufgabe ist es, einen motivierenden Ausgleich zu schaffen. Was das sein kann, ist sehr individuell. Manche brauchen eine Extra-Portion Anerkennung, andere hingegen eine Entwicklungsperspektive. Das ist mit der jeweiligen Person gemeinsam heraus zu arbeitet. Da das oftmals die besonders erfahrenen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter sind, ist ihre aktive Unterstützung von besonderer Bedeutung. Denn ihr Input kann die systematische Problemlösung erheblich beschleunigen.

Systematische Problemlösung ist vielfältig

Die systematische Problemlösung ist keine klar definierte Methode. Vielmehr ist es ein Grundverständnis, ein Problem strukturiert zu analysieren und zu lösen. Demzufolge gibt es ganz unterschiedliche Wege, die aber alle auf diesem Grundverständnis aufsetzen. Während der A3-Report relativ einfach zu durchlaufen ist, erfordert ein Six Sigma-Projekt, das prinzipiell ähnliche Ziele verfolgt, eine intensive Ausbildung. Deshalb mein Rat: Fangen Sie klein an und probieren Sie einfach mal einen A3-Report aus.

Dr. Sven Geelhaar, Experte für Prozessmanagement, Produktivität, Führung und Kulturwandel Systematische Problemlösung


Machen Sie was draus!

Es grüßt Sie vom Bodensee
Ihr
Sven Geelhaar

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